LibreOffice Templates ehk eesti keeles LibreOffice’i Mallid annavad sulle võimaluse iga igapäevaselt loodavaid dokumente hallata. Kuid ka teistele pakub mallide kasutamine kindlasti eelised. Nimelt on mallid mõeldud kõikvõimalike eel-vormistatud dokumentide loomiseks ning LibreOffice pakub selleks sisse-ehitatud mallihalduse süsteemi. Tutvume sellega lähemalt.
Mis on template ehk mall?
Mall on eelvormindatud ja/või disainitud kirja-, blanketi-, kutse-, avalduse- jmt vorm. Ehk mall võib olla mistahes eeltäidetud vorm, mida on võimalik korduvalt kasutada. Täidetud vorm tuleb lihtsalt sobiva dokumendina salvestada ja mall jääb ootama järgmist kasutamiskorda.
Seejuures ei piirdu mallid mitte ainult kirjadokumentidega, vaid on kasutatavad ka Calc’is ja Impress’is. Ehk mõeldavad ei ole mitte ainult kirjavormid, aga ka näiteks tabelarvutuses täidetavad vormid, milleks võivad olla raamatupidamislikud tabelid või mistahes tabeli kuju soosivad andmevormid.
Impress’i mallid võivad sulle kasuks tulla, kui tegeled sagedalt erinevate esitluste loomisega. Mallide abil võid esitlusi näiteks erinevate eesmärkide jaoks kasutada: tooteesitlus, aastakokkuvõte, kuuülevaade ja kõik muu taoline.
Mallihaldur
LibreOffice sisaldab mallide haldamiseks Mallihalduse tööriista. Selle saad käivitada, kui avad Fail menüüst Mallid (Templates) ja avanenud alam-menüüst vali Organiseeri (Organize). Sulle kuvatakse dialoogaken, kus vasakus paneelis kuvatakse viite vaikimisi jälgitavat kausta, mis malle sisaldavad. Kaustal tehtud topeltklikk avab nende sisu, kus on kuvatud mallid. Tehes omakorda kliki mallil, kuvatakse antud mallidokumendi stiilid (millele on omakorda võimalik teha topeltklikk, kui soovid eraldi kirjastiile nimetuse kaupa näha).
Olulisim nendest kaustadest kannab nimetust Minu mallid (My Templates), kuhu salvestatakse vaikimisi kõik sinu poolt loodud ja muudetud mallid. Dialoogakna paremas küljes asub ka Käsud (Commands) nupp, mille kaudu on võimalik sinu poolt loodud malle või ka internetist alla laetud malle importida. Kuid mallide loomiseks, selmet neid pidevalt importida, on palju parem viis, millest ka kohe lähemalt räägime.
*15.02.2013: Kui kasutad nüüd juba LibreOffce 4.0 versiooni, on selle versiooni mallihaldur ja avamine oluliselt muutunud. Mallihaldur asub nüüd Fail menüüst avatud Uus alam-menüü all, kandes nimetust Mallid. Avanenud dialoogaknas on mallid jagatud nelja rühma: kirjadokumendid, arvutustabelid, esitlused ja joonised (ka joonistele on võimalik malle luua). Tuleb ka hoiatada, et LibreOffice’i 4. versiooni mallihaldur ei ole täielikult lõpuni arendatud ning sellega seoses on mallide kasutamine raskendatud. Juba järgmine LibreOffice’i versioon peaks praegused puudujäägid lahendama.
Malli loomine
Andmaks malli loomisest head ülevaadet, salvestame antud näite raames endale ühe tavalise kirjamalli. Olgu selleks näiteks varem või hiljem alati kasutust leidva avalduse vormi malli loomine. Selleks ava LibreOffice Writer, kirjuta valmis avalduse vorm (või leia internetist sobiv eeskuju, näiteks siit: http://www.kuidas.ee/135/kuidas-kirjutada-avaldust, alla saad laadida ka .odt formaadis dokumendi) või ava juba salvestatud dokument.
Malli salvestamiseks tuleb dokument salvestada ODF tekstidokumendi malli (.ott) vormis. Kui aga salvestad oma malli Calc’i tabelarvutuse või Impress’i slaidiesitluse tarbeks, muutuvad vastavalt ka mallidokumentide formaadid. Dokumendi salvestamiseks ava Fail menüüst Salvesta kui.. (Save As..), vali salvestatavaks failitüübiks .ott, nimeta dokument näiteks avalduse mall-iks ja vajuta Salvesta nuppu. Vaikimisi dokumentide salvestamise kaustaks on Sinu dokumentide kaust (My Documents).
Oma malli nägemiseks ava uuesti Mallihalduri dialoogaken ja ava Minu Mallid (My Templates) kaust, kus peaks nüüd näha olema avalduse malli dokument. Kui sa malli ei leia (salvestasid malli näiteks mõnda teise kausta), tuleb malli lisamiseks Mallihalduri paremast küljest vajutada Käsud nuppu (Commands) ja valida sealt Import. Avanenud dialoogaknas liigu oma avalduse malli dokumendini ja vajuta Ava (Open) nuppu.
Samamoodi saab toimida ka teiste dokumenditüüpide mallidega: avad olemasoleva dokumendi oma sisuga ja salvestad selle mallina oma dokumentidesse. Calc’i puhul on mallidokumendi formaadiks .ots (ODF arvutustabeli mall) ja Impress’i mallidokumendid salvestatakse .otp (ODF esitlustemall) formaati.
Mallide kasutamiseks on kaks võimalust: üheks võimaluseks on avada mall otse dokumentide kaustast ja alustada vormi täitmist vajalike andmete või tekstiga. Teiseks võimaluseks on avada LibreOffice ja alustada uue dokumendi koostamist mallist. Viimane võimalus on mõnevõrra lihtsam kasutada, sest sellisel juhul tunneb LibreOffice ise sobiva dokumendimalli formaadi ära.
Mallide allalaadimine
Kuigi paljud dokumendid tuleb luua vastavalt oma vajadustele, on teinekord ometi palju lihtsam kasutada teiste poolt loodud malle. Paljud LibreOffice’ile mõeldud mallid on kättesaadavad Dokumendi Sihtasutse poolt selleks eraldi loodud veebikeskkonnas, aadressil http://templates.libreoffice.org/.
LibreOffice’i mallide leheküljel leidub hetkeseisuga kokku pea 140 erinevat malli ning need on jagatud eraldi kategooriatesse. Nende hulgast leiab nii raamatupidamislikke, e-kaartide, kalendrite, tegevusnimekirjade kui ka äri ja muude tegevusaladega seotud malle.
Nagu nägime avalduse mallinäidise loomise juures, tasub erinevaid näiteid otsida ka lihtsalt internetist. Tihtipeale võib mõne vajaliku dokumendivormi leida ka eesti keeles ning selle importimine mallina annab hea võimaluse tulevikus oma hinnalist aega kokku hoida.