Automaatne värskendamine Calc’is

Käesolevas õpetuses tuleb juttu olukorrast kus näiteks on vaja kuvada pidevalt uuenevaid andmeid tabelarvutuse dokumendina, mis peab automaatselt uuenema näiteks teisel ekraanil vms. Allolevat tegevust on võimalik teha sama dokumendi piires kui ka eraldi dokumentidega. Siiski kui andmed nimelises lahtrivahemikus on omakorda lingitud teiste lehtedega ehk siis andmed ei asu otse lahtris – siis on vajalik eraldi väljundfaili loomine, et andmete automaatne uuendamine töötaks (v6.1.2). See võib tulevikus muutuda, et sellist vajadust ei ole enam. Vt ka vearaport selle kohta https://bugs.documentfoundation.org/show_bug.cgi?id=120744

Kuvatava lahtrivahemiku määramine

  • omistada lahtrivahemikule nimi, mida on vaja ekraanile kuvada – selliselt võib luua nii palju nimelisi lahtrivahemikke kui vaja
  • märkida hiirega lohistamise teel soovitud lahtrivahemik
  • rippmenüüst: Leht->Nimega vahemikud ja avaldised->Määra…
  • sisestada soovitud nimi ja salvestada see nupule Lisa vajutamisega
  • salvestada dokument (CTRL+S)
  • nimelise lahtrivahemiku puhul on tegemist absoluutsete aadressidega ($ sümbol iga väärtuse ees) ehk siis kui määratud lahtrivahemikust andmed täielikult välja liigutada siis peale salvestamist ja peale järgmise värskenduse intervalli saabumist väljundlehel ei kuvata midagi; tagasiliigutamisel ja faili salvestamisel ning peale järgmise värskenduse intervalli saabumist kuvatakse andmed väljundlehel jälle
  • lisainfo https://help.libreoffice.org/Calc/Naming_Cells

Automaatselt uuenevate andmete väljastamine

  • samas dokumendis valida sobiv leht: saab väljastada ka samale lehele teise kohta, vajadusel luua uus, millele soovitakse automaatselt uuenevat andmeid väljundina kuvada
  • valitud lehel asetada lahtrikursor asukohta, millest alates andmed sisestatakse – üldiselt valitakse lehe algus kuid sõltuvalt soovitud asukohast, nimelise lahtrivahemiku suurusest võib vabalt valida asukoha lehel
  • rippmenüüst Leht->Link välistele andmetele…
  • lisainfo: https://help.libreoffice.org/Calc/Link_to_External_Data
  • Välise andmeallika URL -> lehitseda sama fail, mis juba avatud, nupu Lehitse abil rea lõpus. Kui kasutatakse mitme faili tehnikat siis lehitseda fail, millest näidatavad andmed võetakse. Kui nimeline lahtrivahemik sisaldab omakorda valemeid mis viitavad omakorda teistele lehtedele kust andmeid võetakse siis on eraldi väljundfaili loomine vajalik (v6.1.2). See võib tulevikus muutuda, et sellist vajadust ei ole enam.
  • Saadaolevad tabelid/vahemikud -> valida eelnevalt määratud nimeline lahtrivahemik. kui peale nimelise lahtrivahemiku lisamist oli dokument salvestamata siis ei ole nimelised lahtrivahemikud siin dialoogis näha. Siis tuleks andmete linkimise dialoog katkestada ja esmalt fail salvestada. Siin on soovitav valida kas siis üks või vajadusel ka mitu nimelist lahtrivahemikku korraga. Kui vaja mitu vahemikku korraga lisada siis võiks need ka korraga ette näidata. Vastasel korral ei toimu värskendamine sünkroonis ja hakkab häirima ning võib põhjustada osaliselt andmete mittenäitamist mõne nimelise lahtrivahemiku osas – seda eriti siis kui sünkroniseerimise intervallid on erinevad.
  • märkida Uuendamise intervall ja valida sobiv ajavahemik
  • valikute kinnitamiseks vajutada nupule Sobib -> sellest momendist alates kuvatakse lingitud lehelt andmeid määratud uuendamise intervalliga väljundlehele
  • salvestada dokument uuesti (CTRL+S)

Eraldi aken teisel ekraanil kuvamiseks

  • avada sama fail uues aknas: rippmenüüst Aknad->Uus aken – pealkirjaribale tekib failinime järele : 2 – see märgib, mitmes aken samast dokumendist avatud on -> valida teises (: 2) aknas soovitud väljundleht ja kuvada seda teisel ekraanil
  • kui kasutatakse mitme faili tehnikat siis on originaalfail(id) ja väljundfail, mis näitab infot nt teisel ekraanil ja kuhu on lingitud andmed originaalfailidest

Kuidas toimib?

Kui nüüd lähteandmeid muuta siis tuleb muudatused salvestada ja järgmise intervalli saabudes värskendatakse väljundlehel andmeid automaatselt. Väikseim värskendamise aeg on 1 sekund ja suurim 99 999 sekundit (LibreOffice 6.1.2) – need väärtused võivad tulevikus ka muutuda. Mugav on ka see, et esimesel ekraanil saab sama dokumenti originaalaknas vabalt täiendada ja teisel ekraanil kuvatakse teises aknas (: 2) sama faili väljundlehte. Seega aitab lisaakna kasutamine tagada faili täiendamise selle kuvamist segamata. Kui faili täiendamisel andmeid sisestatakse siis seal võib tekkida vigu – neid on siis aega parandada. Alles salvestamisel kuvatakse need väljundlehel. Siiski tasub üle vaadata automaatsalvestuse intervall (vajadusel pikendada või üldse välja lülitada automaatne salvestamine), et see ei salvestaks kogemata andmeid, mida ei soovita salvestada. Lisainfo https://help.libreoffice.org/Common/Saving_Documents_Automatically

Kiire näite automaatse uuenemise toimimisest saab kui kasutada kasutajate hulgilisamise faili – https://www.libreoffice.ee/abimaterjalid/kasutajate-hulgilisamine/ – seal on juhuslikkust sisaldavad funktsioonid (nt salasõna loomine), mis annab kiire ettekujutuse kuidas selline automaatne uuendamine läbi väliste andmete linkimise töötab.

Automaatselt uueneva info muutmine

  • vajadusel muuta nimelise lahtrivahemiku ulatust (Leht->Nimega vahemikud ja avaldised->Halda…), salvestada muudatus (nupp Sobib) ja salvestada kogu dokument (CTRL+S) ning peale seda muutub väljundlehel (või ka väljundfailis) edastatav lahtrivahemik automaatselt vastavalt muudetud nimelise lahtrivahemiku väärtusele muutmisele
  • kui soovitakse hallata väljundlehele lingitud andmeid siis rippmenüüst Redigeeri->Lingid välistele andmetele… valida õige rida ja muutmiseks nupp Muuda… Võimalus muuta lingitud faili (Lähtefail), nimelist lahtrivahemikku (Element), uuendamise intervalli – näiteks võib muuta ka vaid intervalli. Kui link katkestada siis andmeid enam ei uuendata kuid väljundlehele (või -faili) jäävad need andmed, mis vahetult enne katkestamist olid. Katkestatud link kustutatakse – nii saab kustutada ka katkiseid linke, lisainfo https://help.libreoffice.org/Calc/References_to_Other_Sheets_and_Referencing_URLs
  • lingitud andmete lahtrivahemikku saab teisaldada tavapäraselt: peale lahtrivahemiku märkimist saab seda hiire vasakut klahvi all hoides lohistada uude asukohta
  • kui lingitud andmete lahtrivahemikku väljundlehel kopeeritakse (CTRL+C) siis kopeeritud sihtkohas andmed automaatselt ei uuene
  • kui lingitud andmete lahtrivahemikku väljundlehel lõigatakse (CTRL+X) siis algses asukohas andmed enam ei muutu (sõltuvalt uuendamise ajaintervalli pikkusest võidakse andmed samas asukohas siiski uuesti tekitada kui ei jõuta enne intervalli möödumist uude asukohta asetada) aga hakkavad muutuma sihtkohas kuhu asetati
  • kui on vaja muuta nimelise lahtrivahemiku nime siis tuleb ka andmete linkimine uuesti uue nimega määrata ja vana nimega kustutada (Redigeerimine->Lingid välistele andmetele…->märkida katkine link->Katkesta link).

Lisainfo

Igale lehele lisada üks selline lingitud automaatvärskendusega lahtrivahemik – siis toimib kõik sujuvalt. Äärmisel vajadusel lisada samale lehele mitu vahemikku sama uuendamise intervalliga. Korraga saab nimelisi lahtrivahemikke lisada ühest failist. Kui on mitu faili siis kuvada teise faili nimeline lahtrivahemik järgmisel lehel või ka eraldi väljundfailis. Võimalik on niisiis lingitud andmeid kuvada samas failis eraldi kaardil või ka täiesti eraldi väljundfailis.

Teine moment: kui andmete väline linkimine lubatud dokumendis siis mitte lubada dokumendi jagamist (https://help.libreoffice.org/Common/Collaboration). See põhjustab probleeme (https://bugs.documentfoundation.org/show_bug.cgi?id=120736).

Muidugi võib luua keerukaid makrosid jm kuid väliste andmete linkimise kaudu on see lihtsamini teostatav. Üks võimalus on uurida ka lehe nimel hiire paremklahvi alt avaneva valiku Lehe sündmused… võimalusi – seal saab vastavalt lehe sündmusele käivitada makrosid.