Viis nippi LibreOffice’i kontoritarkvaraga ühistöö tegemiseks

Kõik suuremad projektid või koostööd on pea eranditult alati mitme, kui isegi mitte mitmekümne inimese ühiselt tehtud töö. Ühistöö tegemiseks kasutatakse ettevõtetes erinevad tööriistu ja terveid infosüsteeme, mis on aga keerukad ja hinnalt küllalt krõbedad. Lihtsamate ühistöö ülesannetega saab hakkama ka LibreOffice – kuidas täpsemalt, sellest kohe lähemalt.

Salvesta tehtud muudatusi

Üks parimaid viise ühistöö tegemiseks on dokumendis tehtud muudatuste salvestamine, inglisekeelse nimetusega funktsioon Track Changes. Tõenäoliselt ei olegi ühtegi teist ühistööd sedavõrd põhjalikult puudutanud tööriista, ehkki tegemist on laialt levinud funktsiooniga. Kui üldiselt teatakse, et muudatuste funktsiooni kasutades jäetakse alles ka originaaltekst, siis vähemtuntud on võimalus ka iga kasutaja poolt tehtud muudatusi eristada, määrates kuvatavatele muudatustele oma, kasutajapõhise värvi. Seda saad määrata, kui avad Tööriistad menüüst Sätted ja liigud LibreOffice Writer’i seadete alt Muudatuste lehele.

Muudatuste salvestamise saab sisse lülitada, avades Redigeerimine menüüst Muudatused ja selle alam-menüüst Salvesta. Vaikimisi on ka sisse lülitatud muudatuste näitamine (samas alam-menüüs) ja mille tasub ise dokumendi muudatusi salvestama hakates välja lülitada – olenevalt dokumendist võib tekstile keskendumine muutuda kordades keerulisemaks.

Märkuste lisamine

Muudatuste salvestamise järel ei saa ühistööd tehes unustada kindlasti ka märkuste või kommentaaride lisamise võimalust. Tegemist on iseenesest väga lihtsa tööriistaga, mis annab teksti muutjale võimaluse mõnda konkreetset tekstiosa (sõna, lause, lõik, pealkiri – mistahes teksti aktiivseks märgid) oma märkustega täiendada.

Erinevalt muudatuste salvestamisest, mida on võimalik eristada värvide abil, lisatakse märkustele lisaja nimi. See aga tähendab omakorda seda, et Writer’ile tuleks anda infot kasutaja nime kohta, mida saab teha, avades Tööriistad menüüst Sätted, avanenud dialoogaknas LibreOffice’i seadete alt leiad Isikuandmete seaded. Avanenud vormi võid täita vastavalt vajadusele, kuid märkustele nime lisamiseks tuleks kindlasti täita eesnime ja perekonnanime väljad. Vastasel korral kuvatakse märkustel nime asemel tundmatu autori nimetust.

Kasuta malle

Ehkki malle ei seostata üldiselt ühistöö võimalustega, on mallide kasutamine ühistöö võtmes siiski mõistlik võimalus. Kui dokumendimallid on ühes kohas kõigile kättesaadavad, aitab see erinevate dokumendipõhjade loomise arvelt oluliselt aega kokku hoida. Et malle erinevate kogemata tehtud muudatuste eest kaitsta, tuleks kasutada kolmest osast koosneva kaitset.

Esiteks aktiveeri oma mallidokumentidele muudatuste salvestamine, teiseks muuda mallidokument ainult loetavaks dokumendiks (read-only) ning kolmandaks, kaitse dokumenti parooliga. Selle tulemusel ei ole mallidokumendi avajal edasi töötamiseks muud võimalust, kui vaid teksti ümberkopeerimine uude dokumenti.

Kõiki neid toiminguid on võimalik aktiveerida ühest kohast: ava Fail menüüst Omadused ning avanenud dialoogaknas kuva Turvalisus’e seaded. Parooli seadmiseks vajuta Kaitse… nupul.

Jaga mitme kasutaja toega tabelarvutusdokumente

LibreOffice’i tabelarvutuse rakendus Calc pakub võimalust korraga mitme kasutajaga ühe tabelarvutuse dokumendi kallal töötada. Selle funktsiooni sisselülitamiseks ava Tööriistad menüüst käsklus Jaga dokumenti. Calc palub nüüd võimalust dokumendi salvestamiseks, mida tuleb ka teha.

Avatud ja jagatud arvutustabeli dokumendi nimetuse järele lisatakse sulgudes (jagatud) märge, mis annab antud funktsiooni töös olemisest märku. Lisaks tuleb arvestada, et teatud funktsioonid ei ole jagatud dokumendis kasutatavad. Nägemaks parasjagu dokumendiga töötavate inimesi, ava uuesti Tööriistad menüüst sama käsklus.

Salvesta dokumendid pilveteenusesse

Kuigi ühistöö võtmes tundub tegemist olevat lausa totra soovitusega, siis mõned selle-alased mõtted kuluvad alati marjaks ära. Näiteks on võimalik LibreOffice’it ühendada oma Google dokumentide kontoga, kasutades selleks OpenOffice.org2GoogleDocs nimelist LibreOffice’i laiendust. Selle abil on võimalik oma dokumendid jagatud Google dokumentide kausta salvestada ja neid sealt ka avada ning uuendada.

Teine võimalus on kasutada näiteks vastavalt platvormidele sobivat Google Drive’i tarkvara, mis integreerib Google kasutajakonto dokumendid kaustana sinu arvutisse. Sellisel puhul tuleb aga jälgida, et dokumendid oleks kindlasti ka ajaliselt korrektselt sünkroniseeritud.

Comments are closed.